Planejamento de Brindes Corporativos: o Guia do Ano Inteiro

Todo dezembro tem uma empresa correndo atrás de brinde de fim de ano com o prazo estourado. Não é falta de organização: é que a decisão de brinde costuma aparecer na agenda depois que já virou urgência.

Um calendário resolve isso. Ele distribui o orçamento ao longo do ano, dá tempo de reunir aprovação, comparar modelos e organizar entrega. E permite escolher com calma entre uma campanha grande e várias ações menores.

Este guia serve para qualquer ano. A lógica é a mesma sempre.

Neste guia

• O briefing que evita retrabalho
• O calendário, trimestre a trimestre
• Quantidade e orçamento
• Monte o cronograma de trás para frente
• Checklist antes de aprovar a produção

O briefing que evita retrabalho

Oito respostas. Se você tiver essas oito, qualquer fornecedor consegue te dar uma proposta comparável, e você para de receber orçamento de coisas diferentes.

• Objetivo: boas-vindas, reconhecimento, evento, relacionamento, campanha interna ou fim de ano.
• Público: cliente, parceiro, equipe, participante de evento, ou grupos diferentes com peças diferentes.
• Quantidade: lista principal, reserva e unidades de reposição.
• Personalização: arte única, nome individual, versão por departamento ou por público.
• Entrega: um endereço, filiais, residências ou retirada.
• Data necessária: quando a peça precisa estar na mão, não quando o evento começa. São coisas diferentes e essa confusão custa caro.
• Orçamento: produto, personalização, embalagem, frete, distribuição e reserva para imprevisto.
• Responsáveis: quem aprova arte, lista, pagamento e recebimento.

O calendário, trimestre a trimestre

Primeiro trimestre: integração e planejamento

Mapeie admissões, encontros internos, convenções e campanhas já aprovadas. É a melhor janela para definir padrão de arte, responsáveis e fornecedores, antes de todo mundo disputar as mesmas semanas.

Segundo trimestre: relacionamento e datas afetivas

Escolha só as datas que fazem sentido para a cultura da empresa e para o perfil de quem trabalha ali. Campanha familiar precisa respeitar formações diferentes e permitir que quem não quiser participar não participe, sem constrangimento.

Terceiro trimestre: clientes, equipes e eventos

Feiras, encontros comerciais, ações de reconhecimento. Se a distribuição for para vários endereços, é aqui que você testa a planilha de destinatários e a forma de identificar as embalagens. Testar em setembro custa pouco. Descobrir o erro em dezembro, não.

Quarto trimestre: agradecimento e fechamento

Fim de ano precisa considerar aprovação interna, feriado, transporte e disponibilidade, tudo ao mesmo tempo. Defina uma data-limite para receber nomes e endereços, e não prometa entrega antes de ter o cronograma completo fechado.

Quantidade e orçamento

Comece pela lista real de destinatários, não por um número redondo. Acrescente reserva só quando houver uso previsto: nova admissão, convidado adicional, reposição por avaria.

E separe os custos. Proposta com tudo num valor só não dá para comparar com nada.

Monte o cronograma de trás para frente

Este é o truque que salva o projeto. Não conte para frente a partir de hoje. Conte para trás a partir da data em que a peça precisa estar no lugar.

1. Marque a data em que os brindes precisam estar no local.
2. Volte o período de transporte e recebimento.
3. Volte o prazo de produção do modelo e da quantidade escolhidos.
4. Volte o tempo de prova, revisão e aprovação da arte.
5. O que sobrar é a sua data-limite para enviar briefing, nomes e arquivos.

Aqui: em pedido de volume, o prazo de produção não é o do varejo. Ele varia com a quantidade, o produto e a complexidade da arte, e fica formalizado por escrito na proposta comercial. É esse número que entra no seu cronograma, não uma estimativa.

Checklist antes de aprovar a produção

• modelo, cor e quantidade batem com a proposta;
• o logo está na versão correta e com contraste suficiente no material escolhido;
• nomes, cargos, datas e contatos foram revisados por alguém que não os digitou;
• a arte foi aprovada por quem responde pela marca;
• pagamento, produção, frete e destino estão documentados;
• existe um responsável nomeado pelo recebimento e pela distribuição.

O segundo item da lista é o que mais volta. Logo aprovado numa tela clara pode sumir num material escuro, e isso só aparece na prova.

Se você já tem o briefing, manda para a gente. A resposta vem com modelo, quantidade, prazo real e o que dá para fazer dentro da sua data.

Fala com a gente. Sem pedido mínimo, com desconto progressivo a partir de 5 unidades, e a arte revisada com você antes de qualquer produção.

Continue pela série

Este texto faz parte de uma série sobre brindes corporativos. Os outros três:

• Qualidade de Brindes Corporativos: o Checklist Antes de Fechar
• Fidelização de Clientes com Brindes: 5 Formas de Acertar
• Brindes para o Dia do Cliente: 5 Ideias que Não Parecem Massa

Quer falar de um projeto específico? Veja brindes corporativos personalizados e o que a gente atende, sem pedido mínimo e com desconto progressivo a partir de 5 unidades.